Digitaler Sitzungsdienst ab 2018

Im Wahlkampf der Kommunalwahl 2014 war auch im Gespräch, Sitzungen der Gemeindevertretungen und ihrer Ausschüsse papierlos zu absolvieren. Im Amtsbereich wollte Bargeshagen die Pionierarbeit übernehmen und zum Vorreiter werden. Reddelich wollte die Umstellung eigentlich an den Erfahrungen von Bargeshagen ausrichten.

Dem Gedanken zur Umstellung wohnt viel Logik inne. Im digitalen Zeitalter von schnellem Internet, E-Mail und totaler Vernetzung, ist es einfach nicht mehr zeitgemäß, zentnerweise Papier zu bedrucken und durch die Gegend zu schicken. Dabei geht es den Unterlagen meist wie den Tageszeitungen, sie werden – mal mehr, mal weniger – flüchtig gelesen um dann ins "blaue Archiv" zu wandern. Das ist im Grunde auch normal, denn welcher Gemeindevertreter kann schon mehrere Regalmeter für Beschlussvorlagen nebst Anlagen und sonstiger Korrespondenz vorhalten?

Im Sommer 2017, zwei Jahre vor Ende der Legislatur, keimte der alte Wahlkampfgedanke und wurde in Reddelich zu "Nägel mit Köpfen". Es stellte sich schnell heraus, dass amtsintern schon seit langem mit einem professionellen Computerprogramm für den Sitzungsdienst gearbeitet wird. Dieses hat auch eine Schnittstelle für die Internetveröffentlichung. Unter der Adresse: https://sessionnet.krz.de/doberan-land kann sich jeder Interessierte über die Sitzungstermine und die Tagesordnungen informieren.

Die derzeitige Gemeindevertretung kommuniziert untereinander ohnehin bereits seit ihrer Wahl per E-Mail. Das heißt, alle Gremienmitglieder haben einen PC und können damit umgehen. Auf dieser Basis bedurfte es nur noch einige Anpassungen seitens des Amtes. So bekam jedes Gremiumsmitglied einen individuellen Zugang mit seinen Berechtigungen zum session.net. Das klappte zwar nicht auf Anhieb, aber zur Dezembersitzung der GV hatte jeder seinen Zugang.

Individuelle, passwortgeschützte Zugänge für Gemeindevertreter und Ausschussmitglieder sind kein Antagonismus zu Transparenz der Gemeindearbeit. Um sachkundig votieren zu können, brauchen Gremienmitglieder manchmal Informationen, die für die Öffentlichkeit dem Datenschutz unterliegen. Zu einem verantwortungsvollen Umgang mit solchen Daten und Informationen haben sich alle Gremienmitglieder mit ihrem Amtseid verpflichtet.

Als Testlauf für den digitalen Sitzungsdienst war die GV-Sitzung am 23. Oktober vorgesehen. Beide Varianten sollten gleichrangig aktiviert werden. Es schafften aber nicht alle Abteilungen im Amt, die Anhänge zu den Beschlussvorlagen für die Berechtigten freizuschalten. Auch gab es bei einigen Gremienmitgliedern noch Probleme beim Login. Zur GV-Sitzung am 11. Dezember klappte dann alles reibungslos und die Umstellung auf papierlosen Sitzungsdienst ab Neujahr 2018 wurde beschlossen.

Schon jetzt wird deutlich, dass vom Verzicht auf Papier nicht nur die Umwelt profitiert. Die Nutzer des session.net haben mit dem Programm auch ein komfortables Archiv für die getroffenen Beschlüsse und den Unterlagen dazu, die zu jeder Zeit und quasi an jedem Ort zur Verfügung stehen. Für die Mitarbeiter im Amt bedeutet die Umstellung, nach der Eingewöhnung, eine deutliche Arbeitserleichterung. Letztlich werden dadurch auch Kosten gespart.

Mit der Umsetzung dieses Projektes als erste Gemeinde im Amtsbereich hat Reddelich bewiesen, dass wir nicht nur verbal jung, aufgeschlossen und innovativ sind, sondern auch so handeln können. Lösungsorientiert und mit dem nötigen Nachdruck hat auch die Zusammenarbeit mit dem Amt hervorragend geklappt. Unsere Erfahrungen teilen wir auch gerne mit anderen Gemeinden, es reicht schließlich, wenn das Fahrrad nur einmal erfunden wird – um zum Abschluss eine bekannte Metapher zu strapazieren.

Ulf Lübs
Bürgermeister